Digidock
Overzicht kwijt over jouw
documenten?
Digidock is een gezamenlijk dashboard in een online applicatie en een centrale plek voor alle wettelijk verplichte documenten. Daardoor is het een handig en overzichtelijk hulpmiddel bij controles van externe instanties of de periodieke audit.
Alles digitaal opgeslagen, dus geen papieren en mappen die zoekraken of verkeerde versies.
Koppeling
Door de koppeling met de Inspectieplanner is het dashboard heel gebruikersvriendelijk.
Altijd toegang
Gezamenlijk dashboard en altijd overal bereikbaar via elke willekeurige browser op een laptop, tablet of telefoon met internet.
Altijd up-to-date
Door een markering is duidelijk of een document actie behoeft of bijna verloopt.
Bekijk de applicatie
Hebben wij u interesse al gewekt?
Vraag dan nu meteen een demo aan.
Het verhaal achter
Digidock
De opdracht was een eenvoudige vraag. Het antwoord bleek een fantastische oplossing:
Zomer 2006 zit Hendrik Jan Floor bij de directeur van een zwembad aan tafel. De directeur wijst naar een kast vol met ordners.
“Ik wil dit digitaal, en nog maximaal 1 map overhouden voor het gemeentehuis (die willen alles nog op papier)”.
De ordners in de kast zien er overzichtelijk uit, maar het is veel papier, met verschillende eigenaren, meerdere versies en verschillende verloopdata.
Na een inventarisatie van alle eisen en wensen van de directeur komt de oplossingsrichting in beeld: In een Word, PowerPoint en Excel document kan je koppelingen maken naar andere documenten. De zogenaamde hyperlinks. We kiezen voor Excel.
De versie 0.1 van DigiDock ziet het levenslicht! Alle documenten in de ordners worden gedigitaliseerd en ‘gekoppeld’ in een Exceloverzicht. De kast kan leeg.
Niet lang daarna ontstonden meer eisen: We hebben nu overzicht, maar denk ook aan: bewaking van vervaldatums, documenten extern delen, lees- en schrijfrechten, een dashboard met de document status, op één plek documenten aanpassen en gekoppeld aan de wettelijke eisen voor externe audits en controles?
Na een aantal tests blijkt Excel onvoldoende mogelijkheden te hebben. In één zin willen wij: ‘Alle relevante en actuele documenten op één centrale plek voor iedereen beheerst toegankelijk’. Alle eisen worden in detail verder uitgewerkt om te komen tot een gebruikersvriendelijk en compleet systeem.
Een gespecialiseerd bureau krijgt de opdracht een applicatie te ontwikkelen die iedere medewerker direct kan gebruiken en voldoet aan alle eisen.
Digidock kent nu een groot aantal tevreden gebruikers, die met de computer of de iPad altijd een compleet en actueel overzicht hebben.
Het gebruiksgemak van Digidock
Overzichtelijk, persoonlijk, snel.
Alle subcategorieën staan onder categorieën
Zoek naar een document
Filter mogelijkheid naar bijvoorbeeld documenten die bijna verlopen
Gemakkelijk via 1 klik een document toevoegen
Eenvoudig een document verwijderen
Alle bijlages bekijken van een document regel
Bijlages toevoegen
Document gegevens aanpassen
Waarom zou ik voor Digidock kiezen?
Persoonlijk inloggen; eigen overzicht
Doorlooptijd van de implementatie circa 1 maand
Meer dan 400 gebruikers gingen mij voor
Ik betaal alleen voor implementatie en licentie
Alle wettelijke controles zijn geborgd
Implementatie op maat
Eenvoudig in gebruik voor iedere medewerker
Op elk apparaat toegankelijk
Hebben wij je interesse al gewekt?
Vraag dan nu meteen een demo aan.
Digidock
Overzichtelijk
In het dashboard krijgt u in 1 oogopslag te zien wat de status is van documenten; Document behoefte actie, Document verloopt bijna, Document verlopen. Deze gegevens zijn door u in te vullen. U zal ook per mail op de hoogte gehouden worden van de status per document.
Doormiddel van lees- en schrijfrechten bepaald u wie welke documenten kan inzien. Hierdoor kan u verschillende overzichten maken voor medewerkers, manager, bestuursleden enz.
Digidock
Gebruiksvriendelijk
Via 1 muisklik kunt de documenten bekijken. Indien u wenst kan u een hyperlink plaatsen naar verschillende locaties.
In combinatie met Inspectieplanner bent u altijd up-to-date met al uw documenten.
Documenten zijn te delen met personen die geen toegang hebben tot Digidock door middel van een link voor bijvoorbeeld externe instanties.
Het uploaden van een nieuwe versie is met een paar muisklikken gedaan.
Digidock
Alles op maat
Tijdens de implementatie mag u de lay-out bepalen. U bepaald zelf de hoofd- en subcategorie. Vervolgens kan u zelf de documenten aanpassen en verplaatsen naar de juiste categorie.
Door lees- en schrijfrechten te bepalen is het mogelijk Digidock zo in te richten dat niet iedereen alles kan inzien of wijzigen. Bij implementatie zal het dashboard helemaal aangepast worden naar wens, zodat het ook mogelijk is om bijvoorbeeld andere documenten toe te voegen.
Bekijkt u dit eens
Wij zijn zeer trots op onze applicatie en dat heeft een reden. Lees hieronder enkele reacties van onze gebruikers.
“Handige en eenvoudig te gebruiken applicaties. Ze helpen mij dagelijks met het plannen, archiveren en uitvoeren van taken.”
Zwembad BrilmansdennenCoördinator
Tarieven servicecontract
Compleet
€ 33,-
per maand- Alle documenten online
- Persoonlijk inloggen in eigen dashboard
- Makkelijk toevoegen van documenten
- Documenten delen met derden
- Indeling specifiek voor uw organisatie
- Ondersteuning per e-mail (en telefonisch)
- Ondersteuning op locatie € 15,- korting op uurtarief
In contact komen?
Wil je meer informatie of toegang tot de demo-omgeving van de Digidock, neem dan gerust contact met ons op!
Veelgestelde vragen
Implementatie
Hoe lang duurt de implementatie?
De gemiddelde doorlooptijd is 1 maand. Indien er een vlotte samenwerking is dan kan het binnen 2 weken.
Koop ik de applicatie?
U hoeft geen software aan te schaffen. Wij bieden servicecontracten aan. Na het ondertekenen hiervan mag u gebruik maken van de applicatie. In principe neemt u bij ons een licentie af.
Wat is de opzegtermijn?
Het opzegtermijn van de licentie is 1 maand. Indien er jaarlijk betaald wordt dan krijgt u de resterende maanden terug.
Het gebruik
Hoeveel gebruikers mag ik toevoegen?
Het aantal gebruikers is ongelimiteerd per servicecontract. U heeft zelf de mogelijkheid om accounts aan te maken voor uw organisatie na installatie.
Hoe veilig is Digidock?
U account is met een wachtwoord beveiligd. Alle documenten zijn alleen zichtbaar door de aangemaakt accounts en de Floor Consult admin. Elke document is gekoppeld aan een uniek gegenereerde url, waardoor andere niet bij uw documenten kunnen komen.
Hoe kan ik de de helpdesk bereiken?
Indien u vragen heeft tijdens het gebruik van Inspectieplanner kan u telefonisch of per mail contact opnemen met onze beheerder van Digidock. De responstijd is 24 uur.
Voldoe ik aan alle wettelijke verplichtingen met Digidock?
Indien u alle wettelijke verplichtingen heeft als document in Digidock en deze update, indien nodig, dan voldoet dit aan de wetgeving.