De opdracht was een eenvoudige vraag. Het antwoord bleek een fantastische oplossing:
Zomer 2006 zit Hendrik Jan Floor bij de directeur van een zwembad aan tafel. De directeur wijst naar een kast vol met ordners.
“Ik wil dit digitaal, en nog maximaal 1 map overhouden voor het gemeentehuis (die willen alles nog op papier)”.
De ordners in de kast zien er overzichtelijk uit, maar het is veel papier, met verschillende eigenaren, meerdere versies en verschillende verloopdata.

Na een inventarisatie van alle eisen en wensen van de directeur komt de oplossingsrichting in beeld: In een Word, PowerPoint en Excel document kan je koppelingen maken naar andere documenten. De zogenaamde hyperlinks. We kiezen voor Excel.

De versie 0.1 van DigiDock ziet het levenslicht! Alle documenten in de ordners worden gedigitaliseerd en ‘gekoppeld’ in een Exceloverzicht. De kast kan leeg.

Niet lang daarna ontstonden meer eisen: We hebben nu overzicht, maar denk ook aan: bewaking van vervaldatums, documenten extern delen, lees- en schrijfrechten, een dashboard met de document status, op één plek documenten aanpassen en gekoppeld aan de wettelijke eisen voor externe audits en controles?

Na een aantal tests blijkt Excel onvoldoende mogelijkheden te hebben. In één zin willen wij: ‘Alle relevante en actuele documenten op één centrale plek voor iedereen beheerst toegankelijk’. Alle eisen worden in detail verder uitgewerkt om te komen tot een gebruikersvriendelijk en compleet systeem.

Een gespecialiseerd bureau krijgt de opdracht een applicatie te ontwikkelen die iedere medewerker direct kan gebruiken en voldoet aan alle eisen.

Digidock kent nu een groot aantal tevreden gebruikers, die met de computer of de iPad altijd een compleet en actueel overzicht hebben.